Как оценить экономический эффект от внедрения систем бизнес-аналитики: проблемы, подходы, решения

Ольга Морозова, эксперт Intersoft Lab, специально для «Финансового директора» проанализировала существующие подходы к расчету эффективности CPM-систем и представила методику Intersoft Lab, проиллюстрировав ее оценками выгод, полученных заказчиками компании.

Аналитические системы[1] остаются востребованным элементом инфраструктуры большинства крупных и средних предприятий независимо от их отраслевой принадлежности. Исследования Gartner показали, что и в 2016 году BA/BI снова возглавили рейтинг технологических приоритетов CIO, опередив облачные технологии, мобильные приложения, цифровой маркетинг, дата центры, ERP, CRM, специализированные отраслевые приложения и средства защиты информации. Причем, эта картина не является следствием случайно сложившейся конъюнктуры, а отражает объективную тенденцию, которая наблюдается уже 9 раз за последние 11 лет.

Показательно, что потребность в BA/BI CIO обосновывают в основном на интуитивном или логическом уровнях: основной аргумент - возрастающие объемы данных необходимо обрабатывать, трансформировать в знания и использовать в процессах получения прибыли предприятия. В процессе эксплуатации таких решений фактические показатели возврата инвестиций (ROI), как правило, не оцениваются. На наш взгляд, именно отсутствие достоверных доказательств бизнес-ценности систем BA/BI объясняет скептицизм к ним со стороны CFO и CEO и потенциальных спонсоров BA/BI-проектов.

Почему мы говорим об эффективности BA/BIсегодня?

Во-первых, потому, что роль ИТ в бизнесе современных компаний возрастает. На сегодня у каждой пятой российской организации ИТ используются в качестве основного средства для получения конкурентных преимуществ, выхода на новые рынки, создания новых продуктов и услуг[2]. У 37% российских компаний ИТ участвуют в обеспечении основной бизнес-деятельности предприятия. Т.е. более чем у половины компаний задачи ИТ выходят за рамки типовой обработки транзакций или предоставления технологических решений по запросу бизнеса, а значит эти компании являются пользователями или потенциальными потребителями решений для управления эффективностью бизнеса (читай BA/BI решений).

Во-вторых, сокращение или заморозка ИТ-бюджетов становится привычным явлением для большинства российских организаций, влияющим прежде всего на бюджеты развития (Capex). Стабилизировав затраты на поддержку и обеспечение операционной деятельности, организации имеют возможность инициировать только жизненно необходимые ИТ-проекты. Именно поэтому так важно правильно расставить приоритеты ИТ-инвестиций, учесть не только ежеминутные выгоды, но и достаточно отдаленные стратегические перспективы.

По каким критериям сегодня на практике осуществляется приоритезация проектов и принимаются решения об их старте\заморозке\развитии? Начнем с того, что не всегда эти критерии существуют. По результатам исследования, проведенного консалтинговой компанией Marketvisio Consulting[3], только у трети крупных и средних российских компаний существует практика обязательного рассмотрения бизнес-кейсов перед авторизацией проектов. Почти половина компаний (более 40%) выполняют финансовое обоснование только некоторых ИТ-проектов или не проводят его вообще. Аналитики Gartner показали, что в качестве основной метрики, применяемой для оценки эффективности ИТ, чаще всего используется стоимость решения, а также показатели уровня сервиса и удовлетворенности пользователей. То есть чаще всего решение об инвестициях в ИТ принимается на основании стоимости решения. Поэтому в условиях жёстких финансовых ограничений предпочтение отдается недорогим и краткосрочным проектам. Проекты бизнес-аналитики по этим критериям не всегда выигрывают, а бизнес лишается современного инструмента управления эффективностью

В чем проблемы оценки эффективности BA/BI решений?

Основной постулат при оценке бизнес-ценности любого ИТ-решения заключается в том, что информационные системы сами по себе не приносят прибыли, а добавленная стоимость может быть получена только при правильном использовании ИТ за счет таких эффектов как: ускорения операций, отказа от части рутинных ресурсоемких операций или создания новых возможностей. Бизнес-ценность ИТ можно оценить с разным уровнем детализации: качественно описать изменения, дать количественную оценку улучшений бизнес-процессов или перейти к финансовым показателям, наиболее интересным для бизнеса.

Далеко не все бизнес-выгоды можно оцифровать, существуют нематериальные (неизмеримые, качественные) эффекты от ИТ, например, такие как повышение качества управленческих решений, повышение удовлетворенности сотрудников, повышение эффективности процессов принятия решений. Такие эффекты характерны для всех классов систем, но для BA/BI систем эти эффекты являются основными (доля нематериальных выгод существенно больше, чем для систем других классов). Сложности оценки эффективности систем бизнес-аналитики систем связаны также и с тем, что эффект от их использования очень сильно зависит от «человеческого фактора» (решение принимает человек, система только предоставляет информацию), и существует проблема выделения вклада ИТ в принятие управленческого решения. Поэтому корректно говорить только о «потенциальной» возможности получения эффекта за счет использования информационной системы. Будет ли этот потенциальный эффект в полной мере использован – зависит от ее пользователей.

Следует отметить, что проблема оценки эффекта систем BA/BI на сегодняшний день до конца не решена, предлагаются различные методики, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки.

Какие подходы к оценке эффективности BA/BI систем существуют на сегодняшний день и какова достоверность подобных оценок?

Проведем краткий обзор известных универсальных методов, которые принципиально могут быть использованы для оценки эффективности BA/BI.

Начнем с метода совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) от Gartner Group. Он применяется для обоснования ИТ-бюджетов, оценки эффективности ИТ-менеджеров, оценки стоимости проектов и позволяет оценить совокупные затраты на внедрение и эксплуатацию ИТ-системы. Основной недостаток метода – он не позволяет оцифровать прибыль, приносимую ИТ.

Инвестиционный анализ (Cost Benefit Analysis, CBA) основан на сравнении вариантов «до» и «после» проекта, сравнении сценариев развития во времени «с проектом» и «без проекта» Использует известные финансовые показатели (чистый дисконтированный доход (NPV), срок окупаемости, внутренняя норма рентабельности. Недостатки метода - сильное влияние на результат ставки дисконтирования, неопределенность в прогнозировании ставки на будущие периоды, а также оценка только измеримых выгод.

Методы, использующие экспертные оценки (метод Дельфи, метод анализа иерархий), потенциально подходят для оценки эффективности систем BA/BI, поскольку ориентированы на оценку неизмеримых выгод ИС и анализ стоимости информации, предоставляемой системой. Недостаток – это субъективизм и сложность сбора исходной информации.

Вероятностные методы, в число которых метод прикладной информационной экономики (Applied Information Economics, AIE) и метод реальных опционов (Real Options Valuation, ROV), применяется для определения вероятности достижения целей ИТ-проекта, исходя из этого определяется вероятность улучшения в бизнес-процессах компании. Методы этой группы больше подходят для сравнения ИТ-проектов. Метод AIE использует скоринговые модели, метод реальных опционов трудно применять на практике, поскольку он требует оценки опционной стоимости инвестиций в ИТ.

Таким образом, практически все открытые методы, подходящие для количественной оценки «неизмеримых» выгод в той или иной степени субъективны, сложны и трудозатратны.

Среди коммерческих методов следует отметить методику TEI (Total Economic Impact) компании Forrester Consulting group и методику быстрого экономического обоснования REJ (Rapid Economic Justification) от Microsoft. В соответствии с ТEI совокупный экономический эффект ориентирован в основном на оценку измеримых выгод и рассчитывается на основании четырех компонентов: выгод, затрат, гибкости решения и рисков. Поскольку TEI является собственностью компании Forrester, в открытом доступе отсутствуют описание процедур измерения используемых в расчете показателей. Выходом методики REJ также являются финансовые метрики проекта, которые рассчитываются в результате выполнения пошаговой процедуры оценки ИТ. Microsoft не указывает конкретные методы реализации шагов и предлагает выбирать их на каждом конкретном проекте.

Существуют ли удачные бизнес-практики оценки эффективности BA/BI?

Наиболее доступный способ обоснования ценности BA/BI - это анализ кейсов успешно реализованных проектов. Этот прием используется многими вендорами, однако в кейсах чаще всего не раскрываются финансовые показатели проектов, столь интересные для CEO. Известен также подход к расчету эффективности BI, оперирующий среднестатистическими показателями эффекта от внедрения ИТ (например, показателями среднего прироста производительности труда). Но он не вызывает доверия у инвесторов, т.к. не учитывает специфики конкретного решения.

Компании, имеющие большой проектный опыт в области внедрения BA/BI могут предлагать собственные методики оценки. Такие методики, безусловно, дают наиболее точный результат (особенно, если речь идет о прединвестиционных оценках). Для заказчика главное, чтобы они были прозрачными и основывались на объективно оцениваемых показателях. Как правило, основными показателям затрат при расчете возврата инвестиций (ROI) BA/BI проектов являются затраты на приобретение лицензий и услуг на внедрение. Основной метрикой выгод при внедрении BA/BI для менеджмента всех уровней является облегчение доступа к данным. Основной метрикой выгод для ИТ-персонала является время, которые занимает подготовка отчета. Ключевой показатель для оценки влияния на процесс принятия решений является качество поставляемой информации. Примером обобщения лучших корпоративных практик является методика оценки эффективности решений для построения хранилищ данных, бюджетирования и управления прибыльностью, предлагает своим клиентам оценку проектов бизнес-аналитики на этапе технико-экономического обоснования всего проекта или отдельных этапов комплексных проектов. Основным наполнением методики, является каталог показателей, используемых для сбора оценок метрик «до» и «после» внедрения, разработанный с учетом архитектуры программных продуктов и отраслевой специфики (финансовый сектор), что позволяет получить существенно более точные оценки потенциальных количественных эффектов от внедрения BA/BI. Например, автоматизация процесса подготовки управленческой отчетности по финансовому результату банка позволяет экономить порядка 1 млн. руб. на одном цикле подготовки комплекта отчетов. Более 30% экономии обеспечивается за счет сокращения времени расчета отчетных показателей, еще порядка 30% дает сокращение затрат на подготовку аналитических расшифровок и детализаций, более чем на четверть сокращаются затраты на согласования отчетных показателей и исправление ошибок. Типовой проект управления прибыльностью финансовой организации, включающий построение системы расчета финансового результата банка в различных аналитических разрезах с учетом трансфертной стоимости ресурсов и аллокаций накладных расходов, окупается в среднем за два года.

Автор: Ольга Морозова, эксперт компании Intersoft Lab, к.т.н., доцент кафедры «Бизнес-информатика» Финансового университета при Правительстве Российской Федерации

Источник: Сайт "Финансовый директор" (fd.ru)